V digitalizovaném světě je e-mail stále principem profesionální komunikace. Gmail, Yahoo nebo několik dalších bezplatných e-mailových služeb může dobře fungovat pro osobní použití, ale firma často vyžaduje více přizpůsobených řešení pro větší profesionalitu, spolehlivost a bezpečnost. Právě zde přichází na řadu e-mailový hosting.
E-mailový hosting může mít pro firmu velkou hodnotu, protože investice do specializované e-mailové hostingové služby může poskytnout řadu četných výhod, které mohou významně přispět k úspěchu a růstu firmy. Zde je důvod, proč musí být e-mailový hosting pro každou organizaci bez ohledu na její velikost bezpodmínečně nutný.
1. Profesionalita a značka
Jednou z nejbližších výhod e-mailového hostingu je použití vlastní domény. Už nebudete posílat e-maily se spojením jako „johndoe@gmail.com“, ale nyní budete posílat e-maily se spojením „johndoe@yourbusiness.com“. Díky této malé úpravě je vaše značka při každém kontaktu autoritativnější a shoduje se s identifikací vaší firmy. Klienti a partneři budou s největší pravděpodobností důvěřovat a spolupracovat s firmami, které mají profesionálně vypadající e-mailová spojení.
2. Zlepšená bezpečnost
Takové podniky budou samozřejmě velmi dbát na bezpečnost; bezplatné e-mailové služby nemusí slibovat dostatečné zabezpečení důvěrné komunikace. Součástí většiny e-mailových hostingových služeb jsou pokročilá bezpečnostní opatření, jako je šifrovaný přenos e-mailů, filtrování nevyžádané pošty a ochrana proti malwaru. Jiné e-mailové hostingové služby navíc nabízejí také vícefaktorové ověřování, aby se do schránky dostaly pouze oprávněné osoby. Tyto vrstvy ochrany zabraňují únikům dat a udržují důvěrné informace v bezpečí.
3. Zvýšená spolehlivost
Společnosti vůbec nebudou trpět výpadky, kdy může být dočasně přerušena komunikace se zákazníky, zaměstnanci nebo dodavateli. Za prvé, poskytovatelé služeb e-mailového hostingu obvykle nabízejí smlouvy SLA, které slíbí minimálně 99,9% provozuschopnost a dokonce poskytnou technickou podporu prakticky každému téměř kdykoli. Vaše firma proto může udržovat co nejplynulejší vztahy a minimalizovat případné ztráty příjmů v důsledku přerušení provozu.
4. Více úložných kapacit
Při hostování e-mailu obvykle získáte mnohem větší úložný prostor ve srovnání s e-maily zcela zdarma. To je velmi důležité pro podniky, které vyžadují ukládání velkého množství informací v podobě smluv, návrhů a dokonce i vláken komunikačních vláken. Nebudete se muset obtěžovat s nedostatkem místa nebo neustálým mazáním e-mailů, protože máte dostatek prostoru pro uchování důležitých informací tak dlouho, jak je potřeba.
5. Nástroje pro spolupráci a flexibilita
E-mailový hosting je často vybaven nástroji pro spolupráci, jako jsou sdílené kalendáře, správa úkolů a adresáře kontaktů, které umožňují efektivnější práci týmů. K mnoha z těchto doplňků lze přistupovat prostřednictvím e-mailového rozhraní, kde mohou efektivně pracovat vzdálené nebo distribuované týmy na více místech. Snadno lze také konfigurovat aliasy a seznamy pro vytvoření lepší disciplíny při komunikaci s kolegy a dalšími úřady.
6. Škálovatelnost
E-mailové hostingové služby jsou navíc dostatečně škálovatelné, aby se přizpůsobily malým začínajícím podnikům i rostoucím podnikům. V závislosti na růstu vaší společnosti můžete přidávat nebo zvyšovat počet účtů nebo úložišť, aniž byste nutně potřebovali nového poskytovatele. Tato škálovatelnost je velmi důležitá zejména pro podniky, které očekávají růst, ale nechtějí měnit své platformy pokaždé, když přibude zaměstnanec nebo jsou vyžadovány další služby.
7. Ovládání a přizpůsobení
Na rozdíl od bezplatných služeb, které jsou obvykle „všechno nebo nic“, mají firmy u e-mailového hostingu nad svými účty větší kontrolu. Můžete si vytvořit vlastní filtry a pravidla, nastavit automatické odpovědi a mnoho dalšího. Správci IT mohou dokonce kontrolovat oprávnění uživatelů, takže správné osoby mají přístup ke správnému nástroji. Tato flexibilita umožňuje vyladit komunikační infrastrukturu vaší společnosti tak, aby vyhovovala vašim pracovním postupům.
8. Bezproblémová integrace s dalšími podnikovými nástroji
Mnoho e-mailových hostingových služeb nabízí integraci s dalšími důležitými podnikovými nástroji pro řízení vztahů se zákazníky, správu projektů a cloudové úložiště. Centralizace komunikace a dat může snadno a přímo zefektivnit pracovní postupy. Protože ušetří čas a zvýší celkovou efektivitu, ušetří se tím přepojování. Místo toho mohou mít zaměstnanci nakonec k dispozici jednotný systém, který jim usnadní zvládání každodenních úkolů.
